押印廃止とデジタル庁の設立も決まり、今後は行政庁へのオンライン申請が活発になっていくと考えられます。

出入国在留管理庁も在留申請オンラインシステムを拡大し、オンライン申請ができる在留資格、申請手続きが増えてきました。

今回は在留資格オンライン申請の手続きを確認します。

在留申請オンラインシステムのメリット・デメリット

メリット

  • 24時間365日、いつでも申請ができる
  • 本社、支社で働く外国人従業員の申請を一か所でまとめてできる
  • 出入国在留管理局での待ち時間が0に

在留申請オンラインシステムを利用すれば24時間365日、いつでも在留資格の申請ができます。

全国展開する企業は今まで各支社で在留資格の申請をしていたと思いますが、在留申請オンラインシステムを利用することで所属するすべての外国人従業員、その家族の在留資格の申請をまとめて管理することができます。

出入国在留管理局の窓口に出向く必要がなくなるため待ち時間がありません。いつも出入国在留管理局に行くと3時間、4時間待たされてほかの業務ができなくなりますが、そのようなムダがなくなります。

外国人従業員がたくさん所属し、毎月在留資格の申請手続きをしている会社などは在留申請オンラインシステムを利用するメリットが大きいと思われます。申請のたびに企業側の必要書類を用意する手間がなくなり、在留期間3カ月前の外国人従業員の申請手続きを一括で行うことも可能です。

デメリット

デメリット、というわけではありませんが、外国人従業員が少ない企業は在留申請オンラインシステムを利用してもあまりお得感はないかもしれません。在留申請オンラインシステムの有効期間は1年ですので、在留資格の申請手続きを年に1回や2回するぐらいでしたら在留申請オンラインシステムを利用するほどではないと思われます。

在留申請オンラインシステムを利用できる方

利用できる方

  1. 外国人の所属機関の職員
  2. 所属機関から依頼を受けた届出済弁護士・行政書士
  3. 所属機関から依頼を受けた、外国人の円滑な受け入れを図ることを目的とする公益法人の職員で、申請等取次者として承認されている方(公益法人職員)
  4. 所属機関から依頼を受けた登録支援機関職員

まず、在留申請オンラインシステムは申請人である外国人の方は利用できません。あくまで外国人の方が所属する機関=企業や学校が対象となります。外国人を受け入れている企業などは自分のところで外国人の管理をしてほしい、という出入国在留管理庁の考えでしょうか。

そのため在留申請オンラインシステムを利用できるのは、申請人の代理人になれる所属機関の職員や公益法人職員、取次申請ができる弁護士や行政書士、または特定技能外国人を支援する登録支援機関の職員となります。

利用できる所属機関

  1. 外国人の方を受け入れる
  2. 過去3年間のうちに在留資格の申請を複数回している
  3. 過去3年間、外国人を適法に受け入れている
  4. 過去3年間、所属機関が原因で在留資格を取り消された外国人がいない
  5. 所属機関または役員が出入国、労働に関する法律の規定より罰金以上の刑に処されたことがある場合は、その執行を終わり、または執行を受けることがなくなった日から起算して5年を経過している
  6. 外国人従業員の届出をハローワークに行っている

2は、会社や学校が設立されてから3年以上たっていなくても大丈夫です。在留申請オンラインシステムを申し込む時点から過去3年間のうちに複数回在留資格の申請をしていれば(たとえば去年に複数回)問題ありません。

3も同様に過去3年間毎年外国人を受け入れている必要はありません。

オンライン申請受付の対象となる在留資格と申請手続き

対象となる在留資格

入管法別表第一の在留資格(「外交」と「短期滞在」を除く)が対象となります。

別表第一の在留資格とは、いわゆる就労ビザのことをいいます。有名なところでは「技術・人文知識・国際業務」、「特定技能」が別表第一の在留資格に含まれます。「日本人の配偶者等」などの身分系の在留資格はオンライン申請ができません。あくまで外国人を受け入れる企業などのためのオンライン申請です。
「外交」、「短期滞在」も別表第一に含まれますが、「外交」は外国政府の大使などが取得する在留資格ですし、「短期滞在」は在外日本大使館に申請をして基本的に延長ができません。在留申請オンラインシステムにはなじまないでしょう。

在留申請オンラインシステムで在留資格の申請はできますが、必要書類が提出(添付)できない在留資格があります。「特定技能」、「公用」、「興行」、「研修」、「特定活動」の一部、また「留学」も在留資格認定証明書交付申請と在留資格変更許可申請はオンライン申請から必要書類の提出ができません。
オンライン申請で必要書類が提出できないときは郵送か窓口に持参する必要があります。

対象となる申請手続き

  1. 在留資格認定証明書交付申請
  2. 在留資格変更許可申請
  3. 在留期間更新許可申請
  4. 在留資格取得許可申請
  5. 就労資格証明書交付申請
  6. ②~④と同時に行う再入国許可申請
  7. ②~④と同時に行う資格外活動許可申請

以上の申請手続きで在留申請オンラインシステムが利用できます。

在留資格変更許可申請・在留期間更新許可申請は在留期間の3カ月前からオンライン申請ができますが、リミットは在留期間満了日の前日までとなっています。在留期間当日のギリギリでのオンライン申請はできません。在留期間当日の申請は窓口のみとなっています。

また外国人の方が出国中の場合は申請ができません。これは窓口申請と同じです。

在留申請オンラインシステムの始め方

在留申請オンラインシステムを始めるには、事前に所属機関の所在地を管轄する地方出入国在留管理局の窓口で必要書類を提出し、承認を受ける必要があります。

必要書類

  • 在留申請オンラインシステム利用申出書
  • 本人確認資料の写し
  • 在職証明書
  • 誓約書
  • 所属している外国人リスト(所属予定外国人リスト)
  • 所属機関のカテゴリーを立証する資料

在留申請オンラインシステムを新規に申し込む場合、申込者が企業に雇用されている証明として本人確認資料と在職証明書を提出します。本人確認資料は健康保険証のコピーとなります。在職証明書は企業側で作成します。

また申し込む時点で外国人従業員がいなくても問題ありません。雇用契約書を結び、所属予定で在留資格認定証明書交付申請の手続きが必要な段階で在留申請オンラインシステムを利用できます。

所属機関のカテゴリーを立証する資料は、窓口申請と同じです。「技術・人文知識・国際業務」ならカテゴリー1の上場企業は会社四季報のコピーを、カテゴリー2の源泉徴収票合計表が1,000万円以上ある企業は源泉徴収票合計表を、カテゴリー3は源泉徴収票合計表とは別に登記事項証明書の原本・直近の決算文書のコピー・パンフレットを提出します。「経営・管理」では事業計画書のコピーや賃貸借契約書などが必要になります。

カテゴリー4の企業は在留申請オンラインシステムを利用できません。在留資格によって在留申請オンラインシステムが利用できる企業の対象範囲が異なるため注意が必要です。

在留カードの受け取り方法

窓口申請では在留カードも基本的には窓口での受け取りとなります。(新型コロナウイルスのために一部の窓口申請では郵送で在留カードを受け取ることができますが)

在留申請オンラインシステムを利用すれば在留カードの受け取りを郵送か窓口か選択できます。
ただし、同時に再入国許可申請や資格外活動許可申請を行った場合などは郵送で受け取りができない場合がありますのでご注意ください。

在留申請オンラインシステムで申請状態が「申請完了」、「審査中」のときは在留カードの受け取り方法を変更することができます。

在留カードの発行には手数料を支払わなければいけません。出入国在留管理局に簡易書留代金分の切手を貼った返信用封筒(レターパックもOKで安い)、在留カード発行手数料分の収入印紙を貼った手数料納付書(外国人の方がサインをした)を郵送します。

在留申請オンラインシステムの利用は1年!?

所属する外国人の方がたくさんいれば便利な在留申請オンラインシステムですが、有効期間は1年しかありません。継続して在留申請オンラインシステムを利用するためには1年ごとに出入国在留管理局に定期報告をする必要があります。

定期報告に必要な書類

  • 定期報告書
  • 在留申請オンラインシステム利用リスト
  • 所属している外国人リスト(所属予定外国人リスト)
  • 所属機関のカテゴリーを立証する資料

企業の規模は1年ごとに変わる可能性があるため、どうしても1年ごとに「所属機関のカテゴリーを立証する資料」を提出しなければいけません。在留申請オンラインシステムとは、外国人の方を受け入れるたびに提出していた「所属機関のカテゴリーを立証する資料」の取得を免除しているとも言えます。

こちらの定期報告は窓口はもちろんのこと、郵送での提出もできます。

JOY行政書士事務所にできること

最初にご説明したとおり、在留申請オンラインシステムを利用できるのは”外国人の所属機関の職員”や”所属機関から依頼を受けた届出済弁護士・行政書士”です。

当事務所は出入国在留管理局に届出が済んでおり、職員の方に代わって在留申請オンラインシステムの利用申請ができます。また外国人従業員の在留申請・在留管理も承っています。

今後ますます増えていく外国人従業員にあわせて、在留申請・在留管理の手続きも増えていきます。在留申請オンラインシステムを利用すれば、たくさん働く外国人従業員を適切に、適法に雇用することが可能です。

在留申請オンラインシステムの利用をお考えの企業は、JOY行政書士事務所までお問い合わせください。

料金表

在留申請オンラインシステムの利用登録
登録人数につき料金が変わります

50,000円~
(税込)
オンラインでの在留資格認定証明書交付申請

1人10,000
(税込)
オンラインでの在留資格変更許可申請

1人10,000
(税込)
オンラインでの在留期間更新許可申請

1人10,000
(税込)
在留申請オンラインシステムの定期報告
1年に1度の定期報告

30,000
(税込)

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